Notion 101 – Workspace

Notion 的設計是以團隊協作為核心,而 Workspace 就是團隊的基礎,也因此 Notion 的收費是以 Workspace 為單位,如果你有不同的 Workspace 就要分別付費,這部分可能是許多人一開始沒注意到的,因為過去我們使用的一些數位筆記軟體(如 Evernote)都是根據帳號來收費,這之間的差異就是在於一開始設計的概念就不一樣了, Evernote 的定位在個人的筆記工具,雖然他也有分享的功能,但是並不是以團隊協作為導向。

在使用 Notion 時,關於 Workspace 有幾點要注意的:

  • Workspace 是團隊協作的基礎,需分開付費
  • 不同 Workspace 的頁面,無法彼此連結
  • 搜尋僅能搜尋當下 Workspace 的頁面,不能跨 Workspace 搜尋
更多關於 Workspace 的介紹,請參見官方的文件 Intro to Workspace

一開始在使用 Notion 時,為了方便管理,所以把不同屬性的頁面放在不同的 Workspace 中,雖然這樣讓同一個 Workspace 的頁面清爽許多,但是無法跨 Workspace 搜尋的問題多少帶來一點不方便。後來再仔細研究一下 Notion 的設計概念,以及其他使用者的使用經驗,發現將不同頁面透過 Workspace 來分類的方法不是很恰當,也跟 Notion 的設計概念不合,所以就取消了這樣的用法,將所有頁面都放在同一個 Workspace 中,並透過階層式的頁面來管理,即可滿足分類的需求。

如果你開了很多的 Workspace,要將某個 Workspace 的頁面全部移到另一個 Workspace 要怎麼做呢?你可以一個一個頁面慢慢移,但是這樣非常沒有效率。或是你也可以先建立一個 Top Level Page,然後把全部的頁面放到這個 Top Level Page 下後,再將這個 Top Level Page ㄧ次移到目標 Workspace,這樣會輕鬆很多。相關做法請參考:How to Move Notion Pages from One Workspace to Another

參考資料:

How I’ve Been Using Notion Personally and Professionally

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